Inventaire d’un restaurant : méthode, fréquence et écarts

Pourquoi compter son stock

Un inventaire répond à quatre questions qu’aucune caisse ne tranche à votre place :

• Votre coût matière réel. Les fiches techniques disent ce que les plats devraient coûter. Seul le stock compté dit ce qui est vraiment sorti des réserves.
• Vos pertes. Produits jetés, portions trop généreuses, casse : tout cela quitte le stock sans laisser de ticket.
• Les vols et les erreurs de livraison. Un manque qui revient chaque mois sur le même produit ne se voit qu’en comptant.
• Votre trésorerie. Le stock est de l’argent déjà payé, posé sur les étagères. Le chiffrer montre ce que vous pouvez commander en moins.

Quand le faire, et à quelle fréquence

• Un inventaire complet par mois, au minimum. Faites-le à date fixe, par exemple le dernier jour du mois : le stock final d’un mois devient le stock initial du suivant.
• Un comptage chaque semaine des produits chers : viande, poisson, fromage, alcool. Cinq à dix produits suffisent, et cela prend quelques minutes.
• Toujours à la même heure, avant le service ou une fois la cuisine fermée, quand plus rien ne sort des réserves.
• Avant la livraison, jamais pendant : une palette posée au milieu du comptage est comptée deux fois, ou pas du tout.

Un inventaire fait une fois par trimestre arrive trop tard pour piloter : quand l’écart apparaît, plus personne ne se souvient de ce qui s’est passé.

Comment compter, étape par étape

1. Préparez la feuille dans l’ordre des étagères. Chambre froide, congélateur, réserve sèche, bar, cave : listez les produits dans l’ordre où vous les croisez, pas par ordre alphabétique. Vous avancez sans jamais revenir en arrière.
2. Fixez une seule unité de comptage par produit, et écrivez-la sur la feuille : le kilo pour la viande, la bouteille pour le vin, le bidon pour l’huile. Un « 4 » sans unité ne veut plus rien dire le lendemain.
3. Comptez les colis entamés à part. Deux cartons pleins de six bouteilles et quatre bouteilles font seize bouteilles, pas trois cartons. Un bidon à moitié vide compte pour un demi-bidon ; un sac ou une pièce entamés se pèsent.
4. N’oubliez pas les préparations en cours : fonds, sauces, pâtons, sirops, viandes marinées. Notez la quantité et valorisez-la au coût de la préparation, ou au moins au coût de ses ingrédients principaux.
5. Comptez tout ce qui vous appartient, où que ce soit : frigos de poste, bar, cave, étagère du bureau, commande reçue le matin et pas encore rangée.
6. Travaillez à deux quand c’est possible : une personne compte à voix haute, l’autre note. C’est plus rapide, et les oublis se voient tout de suite.
7. Écrivez zéro quand il n’y en a plus. Une case vide ne dit pas si le produit est épuisé ou oublié.

Valoriser le stock au dernier prix d’achat HT

Une fois les quantités notées, multipliez chacune par son prix d’achat hors taxes. Pour un inventaire de gestion, le plus simple est de prendre le dernier prix payé, celui de la facture la plus récente : c’est le prix auquel vous rachèterez le produit, et c’est celui de vos fiches techniques si elles sont à jour.

Les prix ci-dessous sont des hypothèses pédagogiques, pas des moyennes du marché.

Le prix doit porter sur la même unité que le comptage : un prix au kilo pour un produit pesé, un prix à la bouteille pour un produit compté à la bouteille. C’est l’erreur d’unité qui fausse le plus souvent un inventaire.

Calculer la consommation réelle

Consommation réelle = stock initial + achats HT de la période − stock final

Les achats sont ceux des factures de la période, avoirs déduits. Exemple pour un bistrot sur un mois, toujours avec des chiffres pédagogiques :

Rapportée au chiffre d’affaires, cette consommation donne votre coût matière réel :

Coût matière réel en % = consommation réelle ÷ chiffre d’affaires HT × 100

Avec 39 000 € HT de chiffre d’affaires sur le mois : 11 700 ÷ 39 000 = 30,0 %.

Lire l’écart

Un chiffre seul ne dit rien. Comparez-le à trois repères.

Au mois précédent

Le mois dernier, le même calcul donnait 28,5 %. Le coût matière réel a donc pris 1,5 point, soit 585 € HT sur le chiffre d’affaires du mois. Cherchez ce qui a changé : un prix d’achat, la carte, l’équipe, une semaine de pertes.

À vos fiches techniques

Si vos fiches et vos ventes annonçaient 28,0 %, soit 10 920 € HT, il manque 780 € HT : 2,0 points de chiffre d’affaires sortis du stock sans vente pour les expliquer. Le guide coût matière théorique ou réel montre comment calculer cet écart et retrouver ses causes.

Produit par produit

C’est le contrôle le plus parlant, et il se fait à la main sur vos produits chers. Pour l’entrecôte, comptée en poids cru :

• stock initial 6 kg + achats 42 kg − stock final 7,4 kg = 40,6 kg sortis de la chambre froide ;
• 150 entrecôtes vendues à 250 g = 37,5 kg ;
• écart : 3,1 kg, soit 74,40 € HT à 24 € le kilo, l’équivalent d’une douzaine d’entrecôtes.

Parage, portions trop lourdes, repas du personnel, pièces jetées : l’écart ne dit pas la cause, il dit où regarder.

Les six erreurs classiques

1. Compter pendant le service ou pendant une livraison : le stock bouge sous vos yeux.
2. Changer d’unité d’un mois à l’autre : des cartons en septembre, des bouteilles en octobre, et l’écart ne veut plus rien dire.
3. Oublier une zone : le bar, les frigos de poste, le congélateur, les préparations en cours.
4. Valoriser en TTC, ou avec un vieux prix : la valeur du stock et le coût matière ne sont plus comparables à vos fiches.
5. Oublier une facture ou un avoir dans les achats : la consommation calculée est fausse, même avec un comptage parfait.
6. Compter sans rien comparer : un inventaire qui n’est rapproché ni du mois précédent ni des ventes ne sert qu’au comptable.

Un modèle pour compter

La fiche d’inventaire restaurant reprend cette méthode : produit, unité de comptage, quantité, prix d’achat HT et valeur. Elle existe au format Excel et en PDF à imprimer, pour compter stylo en main dans la réserve. Pour un bar, partez de la fiche d’inventaire bar.

Pour ce qui vient avant et après le comptage, des commandes à la réception, voyez la gestion des stocks au restaurant.

Avec Toby Pro : l’inventaire au téléphone

L’inventaire fait partie de Toby Pro. Il reprend les ingrédients, les prix d’achat et les conditionnements déjà saisis pour vos recettes :

• vous comptez au téléphone, dans la réserve, avec une recherche et un classement par catégorie ;
• vous comptez en unités ou en colis, au choix pour chaque produit : Toby convertit ;
• chaque quantité est valorisée automatiquement au prix d’achat HT à jour de l’ingrédient ;
• un produit que vous ne comptez pas garde son dernier stock, ce qui permet un comptage partiel des produits chers ;
• chaque inventaire enregistré garde ses quantités et leur valeur du jour, avec l’écart de valeur par rapport au précédent.

Ce que Toby ne fait pas : il ne déduit pas le stock de vos ventes et ne calcule pas seul la consommation réelle, ni l’écart avec vos fiches. Les achats restent ceux de vos factures et les ventes celles de votre caisse ; Toby fournit le stock initial et le stock final, valorisés avec les mêmes prix que vos recettes. Les préparations en cours ne se comptent pas dans l’inventaire de Toby : notez-les à part.

Le calcul des recettes et des marges est gratuit et sans limite. Toby Pro coûte 12,90 € par mois (TVA non applicable), avec un essai de 14 jours sans carte bancaire. Voyez comment compter et valoriser un inventaire sur téléphone.

Ce que l’inventaire ne dit pas

L’inventaire mesure une consommation de marchandise, pas un bénéfice : le personnel, le loyer et l’énergie restent à couvrir. Cet inventaire de gestion ne remplace pas non plus celui de la clôture de l’exercice : pour celui-là, suivez la méthode de valorisation que vous indique votre comptable.