Gestion des stocks au restaurant : la méthode simple

Trois questions, pas plus

Gérer son stock, c’est répondre à trois questions : combien garder, quand commander, combien commander. Trop de stock, c’est de la trésorerie immobilisée et des produits qui se perdent. Pas assez, c’est une rupture en plein service. Entre les deux, une méthode simple suffit à un restaurant indépendant.

Stock minimum et point de commande

Pour chaque produit important, fixez deux repères :

• le stock minimum, ou stock de sécurité : ce qui doit toujours rester pour tenir si la livraison a du retard ou si le service est plus chargé que prévu ;
• le point de commande : le niveau de stock à partir duquel il faut commander pour être livré avant de toucher au stock minimum.

Point de commande = consommation par jour × délai de livraison en jours + stock minimum

Exemple avec la crème liquide, chiffres pédagogiques : vous en utilisez 3 l par jour, le fournisseur livre en 2 jours et vous gardez 1 jour d’avance, soit 3 l de stock minimum. Le point de commande est de 3 × 2 + 3 = 9 l : dès qu’il reste 9 l, il faut commander.

Ne calculez pas ces repères pour deux cents références. Commencez par les produits qui pèsent le plus dans vos achats et par ceux dont la rupture bloque un plat.

Combien commander : le cadencier

Le cadencier est le tableau de vos commandes : une ligne par produit, une colonne par jour de commande. Pour chaque produit, il porte un stock cible : de quoi tenir jusqu’à la livraison suivante, plus le stock minimum.

À commander = stock cible − stock compté, arrondi au colis supérieur

Suite de l’exemple : le fournisseur livre le mardi et le vendredi, il faut donc couvrir jusqu’à 4 jours. Stock cible : 3 × 4 + 3 = 15 l. Vous comptez 6 l en réserve : il manque 9 l. La crème arrive par colis de 6 l, vous commandez donc 2 colis, soit 12 l.

Le cadencier de commande à télécharger reprend ce calcul. Le bon de commande fournisseur garde ensuite la trace de ce que vous avez réellement commandé : c’est lui que vous comparerez à la livraison.

Rotation : premier entré, premier sorti

Le produit arrivé le premier doit sortir le premier. La règle est connue ; elle tient à trois habitudes de rangement :

• rangez la nouvelle livraison derrière l’ancienne, jamais devant ;
• étiquetez chaque produit entamé et chaque préparation avec sa date ;
• gardez une place fixe par produit : un manque ou un doublon se voit d’un coup d’œil.

Un produit qui approche de sa date se vend en priorité, en suggestion du jour par exemple, avant de finir à la poubelle.

Faut-il tenir des fiches de stock ?

Une fiche de stock note chaque entrée et chaque sortie d’un produit, avec le stock restant. Tenue pour toutes les références, elle demande plus de temps qu’un petit restaurant n’en a, et elle devient vite fausse.

Réservez-la aux quelques produits chers et faciles à emporter, comme les alcools forts ou les pièces de viande. Pour tout le reste, un inventaire régulier et un cadencier donnent la même information avec beaucoup moins de saisie.

Suivre ses prix d’achat : la mercuriale

La mercuriale est la liste de vos prix d’achat HT, produit par produit et fournisseur par fournisseur, avec la date du dernier prix. Elle sert à trois choses : comparer deux fournisseurs sur la même unité, repérer une hausse dès la facture, et garder vos fiches techniques justes. Le modèle de mercuriale est prêt à remplir.

Réception : contrôler la livraison, puis la facture

La marchandise se contrôle à la porte, pas trois jours plus tard :

1. Comparez le bon de livraison au bon de commande : produits, quantités, colis.
2. Comptez et pesez ce qui est cher : viande, poisson, fromage. Un écart de poids se note sur le bon avant de signer.
3. Vérifiez les dates, l’état des emballages et les températures prévues par votre plan de maîtrise sanitaire.
4. À l’arrivée de la facture, comparez-la au bon de livraison : quantités facturées, prix au kilo ou à l’unité, remises promises. Réclamez un avoir pour tout écart.
5. Reportez le nouveau prix dans la mercuriale et dans vos fiches techniques.

Combien de jours de stock viser

Jours de stock = stock moyen ÷ consommation par jour

Le stock moyen est la moyenne du stock initial et du stock final de la période. La consommation par jour est la consommation réelle divisée par le nombre de jours d’ouverture. Exemple pour un bistrot ouvert 26 jours dans le mois, avec les chiffres pédagogiques du guide de l’inventaire :

• stock moyen : (4 200 + 3 900) ÷ 2 = 4 050 € HT ;
• consommation réelle : 4 200 + 11 400 − 3 900 = 11 700 € HT, soit 11 700 ÷ 26 = 450 € par jour ;
• jours de stock : 4 050 ÷ 450 = 9 jours.

Ce chiffre global cache de grands écarts. Calculez-le aussi par famille :

Il n’existe pas de bon chiffre universel : le frais doit tourner en quelques jours, le sec et les boissons peuvent attendre plus longtemps. Le bon repère est le vôtre : votre rythme de livraison, plus votre stock minimum. Dans cet exemple, trente jours de boissons pour un fournisseur qui livre chaque semaine, c’est de l’argent qui dort.

Si ce bistrot ramenait son stock de 9 à 7 jours, soit 7 × 450 = 3 150 € HT, il libérerait 900 € de trésorerie, sans rien changer à sa carte.

Ce qu’un tableur fait bien, et où il fatigue

Un tableur suffit pour tenir un cadencier, une mercuriale et un inventaire valorisé : vous voyez chaque formule et vous l’adaptez à votre façon de travailler. Il fatigue quand :

• chaque facture oblige à retaper un prix dans la mercuriale, puis dans l’inventaire, puis dans les fiches techniques ;
• la même liste de produits vit dans trois fichiers qui ne se parlent pas ;
• le comptage se fait sur papier, puis se ressaisit le soir ;
• les quantités à commander dépendent de ce que vous allez produire, recette par recette.

Le guide Excel ou logiciel pour le prix de revient détaille ces limites pour les fiches techniques.

Ce que Toby Pro fait, et ce qu’il ne fait pas

Dans Toby, le calcul des recettes et des marges est gratuit et sans limite. Toby Pro, à 12,90 € par mois (TVA non applicable), avec un essai de 14 jours sans carte bancaire, réutilise les mêmes ingrédients pour le travail de tous les jours :

• Des commandes préparées depuis le plan de production. Vous choisissez les recettes et les portions à préparer ; Toby calcule les ingrédients nécessaires et prépare une commande par fournisseur, arrondie au colis supérieur. Vous retirez ce qu’il vous reste en réserve, puis vous envoyez vous-même le message au fournisseur.
• Des prix mis à jour par la photo des factures. Une facture photographiée met à jour les prix d’achat des ingrédients reconnus, et les marges de vos recettes suivent. Chaque prix reste corrigeable et annulable.
• L’inventaire au téléphone. Vous comptez en unités ou en colis, et le stock est valorisé aux prix à jour : voyez l’inventaire sur téléphone.

Ce que Toby ne fait pas :

• il ne tient pas un stock en temps réel : rien n’est déduit de vos ventes, et Toby n’est pas relié à votre caisse ;
• il n’a ni stock minimum, ni point de commande, ni alerte de rupture : ces repères restent dans votre cadencier ;
• une commande préparée depuis un plan de production ne déduit pas votre stock : c’est vous qui retirez ce qui est déjà en réserve ;
• il n’envoie rien au fournisseur à votre place ;
• il ne calcule pas seul l’écart entre coût matière théorique et réel ;
• il ne remplace ni votre comptabilité, ni votre plan de maîtrise sanitaire.

Pour voir ce que couvre l’ensemble, lisez le logiciel de gestion pour restaurant indépendant.