Ce qu’un tableur fait très bien
Excel, Google Sheets ou Numbers sont gratuits, déjà installés et souples. Pour chiffrer une première carte, un tableur a de vrais atouts :
- vous voyez chaque formule et vous comprenez d’où vient chaque chiffre ;
- vous l’adaptez à votre façon de travailler, sans rien apprendre de nouveau ;
- pour une dizaine de recettes dont les prix d’achat bougent peu, il suffit largement.
C’est pour cela que Toby propose des tableaux gratuits, prêts à remplir : le tableau de prix de revient pizza, celui du burger et celui des boissons chaudes. Si votre carte est courte et stable, commencez par là.
Où un tableur commence à tromper
Le tableur ne se trompe pas tout seul : il calcule exactement ce qu’on lui donne. Le risque vient de tout ce qu’il faut tenir à la main quand la carte grandit.
Les préparations partagées
Une pâte à pizza, une sauce maison, un fond de veau ou un sirop servent à plusieurs plats. Dans un tableur, il faut calculer leur coût sur une feuille, puis le recopier ou le relier dans chaque recette. Le jour où la farine augmente, toutes les pizzas bougent en même temps, à condition que chaque lien soit encore le bon.
Les unités et les conditionnements
C’est l’erreur la plus coûteuse, et la plus silencieuse. La mozzarella s’achète au sac, la crème au litre, les pains à la pièce, l’huile au bidon. Prenons un sac de mozzarella de 2,5 kg à 20,50 € HT, soit 8,20 € le kilo. Si le prix du sac est saisi par erreur comme un prix au kilo :
| Mozzarella saisie à | Coût matière HT | Marge sur matière |
|---|---|---|
| 8,20 €/kg (juste) | 2,528 € | 78,6 % |
| 20,50 €/kg (prix du sac) | 4,373 € | 63,0 % |
Ici l’erreur se voit, parce que la marge s’effondre. L’erreur inverse, un prix trop bas, fait croire à une marge qui n’existe pas, et personne ne va la chercher. Un logiciel de prix de revient demande l’unité d’achat à côté du prix et convertit lui-même grammes, kilos, centilitres, litres et pièces.
Les prix qui bougent
Quand la mozzarella passe de 8,20 à 9,20 €/kg, la Margherita passe de 2,528 € à 2,678 € de matière et sa marge de 78,6 % à 77,3 %. Son prix minimum pour 75 % de marge monte de 11,13 € à 11,79 € TTC.
Quinze centimes par pizza, ce n’est rien. Sur 40 Margherita par jour et 26 jours d’ouverture, c’est 156 € de marge en moins chaque mois, sur une seule pizza. Dans un tableur, chaque facture qui change demande de retrouver la bonne cellule et de la corriger, puis de vérifier que toutes les recettes qui utilisent ce produit ont suivi.
Le coefficient appliqué au prix TTC
Beaucoup de tableurs calculent le prix de vente en multipliant le coût par un coefficient. Appliqué au prix TTC, ce coefficient surestime la marge : une recette à 2,50 € multipliée par 3,5 donne 8,75 € TTC, mais seulement 7,95 € HT, et le coût matière pèse 31,4 % du prix au lieu des 28,6 % attendus. L’outil coefficient multiplicateur montre l’écart avec vos chiffres.
Plusieurs personnes, un téléphone, une formule effacée
Le fichier vit sur un ordinateur ; le chef est en cuisine avec son téléphone. Deux versions du même fichier circulent, une formule est écrasée par une valeur tapée à la main, une ligne est ajoutée sous le total. Rien ne prévient. Ces accidents sont rares, mais ils touchent justement les chiffres sur lesquels vous fixez vos prix.
Rendre un tableur fiable
Si vous restez sur un tableur, quelques règles évitent la plupart des erreurs :
- Saisissez tous les prix HT, dans une seule unité par ingrédient (le kilo, le litre ou la pièce), et notez la quantité couverte par le prix.
- Calculez chaque préparation sur sa propre ligne, avec son rendement, et faites-y référence au lieu de recopier son coût.
- Protégez les cellules de formules et gardez une seule version du fichier.
- Datez chaque prix d’achat et relisez les prix qui ont plus de trois mois.
- Vérifiez une recette à la main de temps en temps, avec une calculatrice ou le calculateur gratuit.
Pour vous entraîner ou former un apprenti, l’exercice corrigé de la Margherita reprend la méthode pas à pas.
Quand passer à un logiciel
Un logiciel de prix de revient fait gagner du temps dès que plusieurs de ces situations sont vraies :
- vos préparations maison servent à plusieurs plats ;
- vos prix d’achat changent tous les mois, ou plus souvent ;
- votre carte dépasse une vingtaine de recettes, ou change souvent ;
- plusieurs personnes ont besoin des fiches, y compris en cuisine sur un téléphone ;
- vous voulez aussi vous servir des recettes pour préparer la production, les commandes ou l’inventaire.
Tableur ou Toby : la comparaison
| Besoin | Tableur | Toby |
|---|---|---|
| Prix | Gratuit ou déjà payé | Recettes et marges gratuites ; Toby Pro à 12,90 € par mois |
| Préparations partagées | À relier à la main | Saisies une fois, reprises par chaque recette |
| Unités et colis | À convertir soi-même | Unité d’achat demandée, conversions faites |
| Un prix change | À recopier partout | Toutes les recettes recalculées, les plats touchés montrés |
| Prix minimum | Formule à écrire | Calculé pour votre objectif de marge |
| Factures | Saisies à la main | Photo lue au démarrage ; suivi continu dans Toby Pro |
| Téléphone | Peu pratique | Même compte sur ordinateur et téléphone |
| Vos données | Un fichier que vous gardez | En ligne, exportables depuis Compte |
Ce que Toby ne fait pas
Pour choisir en connaissance de cause :
- Toby n’importe pas de fichier Excel. Vous saisissez vos ingrédients et vos recettes, ou vous photographiez votre carte et vos factures au démarrage, et vous vérifiez ce que Toby propose.
- Toby calcule le coût matière, pas le coût de revient complet : le personnel, le loyer et l’énergie se pilotent à part, par exemple avec le calculateur de seuil de rentabilité.
- Toby ne remplace ni votre comptabilité, ni votre expert-comptable.
- Les applications iPhone et Android ne sont pas encore sur l’App Store ni sur Google Play ; Toby s’utilise aujourd’hui sur le Web, depuis un ordinateur ou un téléphone.
Le plus simple pour décider : refaites une de vos recettes dans le calculateur gratuit, puis comparez avec votre tableur. Les exemples par métier (pizzeria, burger, coffee shop, bistrot, bar) montrent les pièges propres à chaque carte. Pour le détail de ce que Toby calcule, lisez le logiciel de calcul du prix de revient ; pour le situer face à d’autres outils, sur des faits relevés et datés, voyez les comparatifs.